Środki trwałe takie jak maszyny, urządzenia, pojazdy i nieruchomości, jak również wartości niematerialne 
i prawne tj., np. licencje, subskrypcje itp. stanowią istotną część aktywów wielu przedsiębiorstw. Skuteczne zarządzanie nimi ma kluczowe znaczenie dla utrzymania stabilności finansowej oraz zapewnienia konkurencyjności na rynku. Jednakże, w obliczu coraz większej złożoności operacyjnej
i dynamicznego otoczenia biznesowego tradycyjne metody zarządzania środkami trwałymi często okazują się niewystarczające.

Z tego też względu przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na nowoczesne rozwiązania umożliwiające zoptymalizowanie zarządzania środkami trwałymi. Wsparciem w tym zakresie okazują się systemy klasy Workflow, które pozwalają skutecznie ewidencjonować wyposażenie przedsiębiorstwa, zapewniając przy tym większe bezpieczeństwo i pełną kontrolę.

Środki trwałe i niskocenne w Plus Workflow

W systemie Plus Workflow odzwierciedlono procesy usprawniające zarządzanie środkami trwałymi
i wyposażeniem przedsiębiorstwa. Skupiono się na tym, by rozwiązanie to było kompleksowe i całkowicie uniwersalne. Przedstawione poniżej funkcje nie tylko umożliwiają skuteczne monitorowanie oraz kontrolę aktywów trwałych, ale również wprowadzają szereg korzyści operacyjnych, finansowych, a także strategicznych dla przedsiębiorstwa.

Rejestracja środków trwałych i wyposażenia

Zadaniem rozpoczynającym zarządzanie wyposażeniem firmy w systemie Plus Workflow jest wprowadzenie danych o środkach trwałych i wyposażenia poprzez uzupełnienie dedykowanego w tym celu formularza. Uprawniony użytkownik rejestruje nowy środek, a następnie generuje specjalne metki
z kodami kreskowymi. Umożliwiają one szybką identyfikację danego środka i, po zeskanowaniu, dają natychmiastowy wgląd do jego parametrów technicznych. Wydruk metek jest możliwy za pomocą drukarki Zebra lub tradycyjnej drukarki w formacie A4. Głównym obowiązkiem użytkownika rejestrującego nowy środek trwały lub element wyposażenia jest oklejenie go wygenerowanymi metkami, a następnie zakończenie zadania w systemie. Warto zaznaczyć, że osoba tworząca środek trwały staje się jego właścicielem w strukturach Plus Workflow, co gwarantuje jej nie tylko pełny wgląd do zarejestrowanych elementów, ale również daje możliwość wydrukowania nowych metek, jeśli nastąpi taka konieczność.

Co istotne, proces ten może zostać powiązany z procesem obiegu faktur, dzięki czemu system Plus Workflow może samodzielnie i w pełni automatycznie pobierać dane z faktury, a następnie na ich podstawie utworzyć nowy środek trwały.

Tworzenie karty urządzenia

Rejestrując w systemie środek trwały, użytkownik tworzy dla niego kartę urządzenia. Zawiera ona wszelkie dane techniczne oraz szczegóły związane z eksploatacją danego środka, czy elementu wyposażenia. Do formularza wprowadzane są dane, takie jak nazwa i rodzaj urządzenia, numer fabryczny, lokalizacja, producent, rok produkcji i data uruchomienia, przeznaczenie, a także termin najbliższego przeglądu. Jest to o tyle istotne, że system pozwala w wygodny sposób zgłosić awarię czy zlecić wykonanie przeglądu okresowego lub remontu, dysponując przy tym pełnym zakresem informacji o środku trwałym.

Przeniesienie środka trwałego

Świadomi zmian zachodzących w przedsiębiorstwach, chcieliśmy maksymalnie uprościć zarządzanie środkami trwałymi, zachowując jednak przy tym najwyższy poziom bezpieczeństwa. Dlatego też stworzony został odrębny proces przeniesienia środka trwałego, umożliwiający zmianę właściciela w systemie. Uprawniony do tego jest jedynie administrator, dzięki czemu zminimalizowane jest ryzyko błędów czy niedopatrzeń ze strony pracowników. Użytkownik, który ma zostać nowym właścicielem środka trwałego, musi wyrazić na to zgodę, co odbywa się za pomocą formularza w systemie. Sam proces jest niezwykle prosty, a dane pozyskane w trakcie zmiany przechowywane są w Plus Workflow, dzięki czemu nie występują wątpliwości lub niedopowiedzenia w tym zakresie.

Likwidacja środka trwałego

Proces likwidacji środka realizowany jest z poziomu karty urządzenia, dzięki czemu przebiega sprawnie
i bezproblemowo. Uprawniony użytkownik wskazuje na karcie urządzenia, konieczność likwidacji
z ewidencji wybranego środka. Po zatwierdzeniu akcji likwidacji wygenerowany zostaje odpowiedni protokół. Wskazany środek trwały bądź element wyposażenia jest wówczas usuwany z systemu, a cała ewidencja zostaje zaktualizowana.

Co istotne, system ewidencji środków trwałych w Plus Workflow został również wyposażony
w dodatkowe funkcje, ułatwiające zarządzanie wyposażeniem. Informacje gromadzone w bezpiecznych strukturach systemu pozwalają na generowanie raportów, szczegółowo analizujących stan aktywów trwałych i niskocennych, co ułatwia sporządzanie inwentaryzacji czy spisów kontrolnych.

Implementacja procesów do elektronicznego zarządzania środkami trwałymi i wyposażeniem
w przedsiębiorstwie stanowi więc kluczowy element efektywnego wykorzystania aktywów trwałych, umożliwia ich skuteczne monitorowanie, kontrolowanie oraz optymalizację. System Plus Workflow, poza usprawnieniem procesów, oferuje szereg innych korzyści, takich jak zwiększenie dostępności informacji, poprawę zgodności z przepisami, minimalizację ryzyka błędów oraz zwiększone bezpieczeństwo danych. W konsekwencji przekłada się to na lepsze wyniki finansowe i operacyjne przedsiębiorstwa oraz gwarantuje mu silną pozycję na dynamicznym, konkurencyjnym rynku.